Bærekraft, ESG og taksonomi er tema som har fått mye fokus. Det er viktig at man i dette mangfoldige landskapet ikke glemmer miljøvern gjennom regelverk vi har fra før. Nemlig M’en i HMS.
HMS er en samlebetegnelse for det arbeidet en virksomhet er pålagt å gjøre knyttet til helsevern, arbeidsmiljø og trygghet for de ansatte. M’en i midten gjelder også for ytre miljø. Det vil si det vi til vanlig kaller naturmiljø.
En av grunnsteinene i HMS er internkontrollforskriften. Internkontrollforskriften gjelder for deg som sysselsetter minst en ansatt og virksomheten omfattes av en av åtte lover som er listet opp.
Så lenge man produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester er det en god mulighet for at virksomheten må følge internkontrollforskriften. Mange virksomheter må i tillegg ha internkontroll som omfatter flere ulike lov- og forskriftsverk eks. for næringsmiddel, fiskeriindustri og barnehager.
Tilsyn føres av ulike myndigheter avhengig av hvilken lov de forvalter. § 5 i forskriften gir en god oversikt over hovedkravene.
En av hoveddelene i internkontrollforskriften er kravene til samsvar, kunnskap og ferdigheter og medvirkning. I tillegg skal man fastsette mål for miljø, ha oversikt over organisasjonen om hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for miljø er fordelt. Man skal også kartlegge og vurdere risiko, samt utarbeide handlingsplan og ha avviksrutiner og overvåke og gjennomgå internkontrollen.
Hvorfor ikke ta det hele et steg videre?
Dersom du iverksetter miljøledelse så vil du ha ganske god kontroll på internkontrollforskriften når det gjelder miljøsiden og vise versa. De formelle kravene tilsvarer langt på vei kravene til et miljøledelsessystem.
Miljøledelse brukes for å regulere virksomheters innvirkning på ytre miljø. Et miljøledelsessystem er et internt styringssystem som skal bidra til at en virksomhet på mest mulig effektiv måte utarbeider og implementerer mål og tiltak for å minske negative miljøpåvirkning. Systemet skal gi oversikt over virksomhetens miljøbelastninger og sikre at man har rutiner for å redusere disse. Målet med miljøledelsessystemet er å integrere miljøhensyn i eksisterende styringssystemer, i ledelse og i organisasjon.
Vår erfaring er at kravene som stilles innen miljøledelse er viktige steg som må gjøres for å unngå grønnvasking og ad-hoc tilnærming til miljøspørsmål.
Miljøpolicy/miljøpolitikk og strategi
Start med å sette en miljøpolicy/miljøpolitikk for din virksomhet. En naturlig fortsettelse av dette er å utarbeide en miljøstrategi med satsningsområder. Hva er de overordnede retningslinjene for valg dere skal ta? Policyen og strategien vil gi rammene for tiltak i handlingsplan og valg som tas på daglig basis.
Kartlegging, risiko og vesentlighet
Først og fremst må man skaffe seg et grunnlag for veien videre. Påvirker vi direkte ytre miljø gjennom kilder vi kontrollerer selv? Hvordan påvirker vi indirekte gjennom produkter og tjenester vi anskaffer fra andre? Hvordan påvirker vi sektoren/bransjen vi er i? Her kan man skille mellom påvirkning av selve «administrasjon og kontordrift» og evt. operativ eller produksjon.
Miljømål og tiltaksplan
Fastsett miljømål med indikatorer. Sett dere konkrete mål for blant annet naturmangfold, klimagassutslipp, luftforurensning, støy, avfallshåndtering, vannkvalitet og energi. Det er også å anbefale å ta med mål knyttet til innkjøp og organisering/oppfølging av miljømålene.
Hvorfor ikke ta utgangspunkt i Norges miljømål? Norges miljømål oppdateres i henhold til internasjonale forpliktelser og gir et bilde av hva som er viktig i en nasjonal og internasjonal sammenheng. Man bør også se hen til kriteriene under EUs taksonomi.
Fastsett indikatorer (KPI) som er målbare. Også her er det indikatorer og kriterer man bør ta utgangspunkt i nasjonalt og innad i EU. Flett disse inn i miljømålene, eller lag egne. Slik kan du følge prestasjonen over tid. Det kan være kg, kwt, utfasing av kjemikalier, antall avtaler med miljøkrav osv.
Tiltaksplan bør være mest mulig konkret og med utpekte ansvarlige og med tidsperspektiv. Ettersom tiltak koster penger må det i forkant utarbeides kalkyler over kostnadene og forankres mht at de vil være mulig å oppnå.
Roller, ansvar og myndighet
Det er ledelsens ansvar å følge opp miljøledelsessystemet. Ledelsen må peke ut representanter som har fastsatte oppgaver, ansvar og myndighet til å sikre at miljøledelsessystemet fungerer. De må ha særskilt ansvar for å følge opp, bistå ledelsen og jobbe på tvers i virksomheten.
Ledelsen skal videre sikre tilgang på de nødvendige ressurser for å etablere, iverksette, vedlikeholde og forbedre miljøstyringssystemet. Ressursene omfatter menneskelige ressurser og spesielle ferdigheter, teknologi og økonomiske ressurser. Oppgaver, ansvar og myndighet skal fastsettes, dokumenteres og kommuniseres.
Miljørapportering og ledelsens gjennomgang
Hvert år innhenter man data og rapporterer på indikatorene og målene man har satt. Resultatene gjennomgås av ledelsen. Kanskje blir det også litt konkurranse om å gjøre det best internt når man synliggjør resultatene eksempelvis på avdelingsnivå?
Det stilles krav om miljørapportering fra ulike miljøsertifiseringer. Dersom man ikke ønsker sertifisering kan man ta utgangspunkt i prinsippene i miljøledelsessystem, eksempelvis med utgangspunkt i prinsippene i ISO 14001.
Også regnskapsloven § 3-3 a krever at det gis opplysninger om forhold ved virksomheten som kan medføre en ikke ubetydelig påvirkning av det ytre miljø. Det skal opplyses hvilke miljøvirkninger de enkelte forhold ved virksomheten gir eller kan gi, samt hvilke tiltak som er eller planlegges iverksatt for å forhindre eller redusere negative miljøvirkninger. Se også regnskapsloven § 3-3 c for større foretak.
For børsnoterte selskaper er det egen veiledning om ESG-rapportering fra Euronext. Har du miljøledelse på plass vil øvrige rapporteringer hente ut data fra miljøledelsessystemet.
Trenger du bistand ta kontakt med en av våre advokater for en uforpliktende samtale.